Cómo gestionar tu academia de baile

Cuando abriste tu estudio de danza, probablemente lo hiciste para compartir tu amor por la danza con la sociedad, para lograr que esas niñas crecieran contigo convirtiéndose en excelentes bailarinas. No soñabas con pasar horas gestionando el papeleo, rellenando hojas de Excel interminables y llamando al gestor porque no te cuadra la declaración de IVA.  

Llevar un estudio de danza con éxito requiere tiempo, paciencia y mucha coordinación. Por eso hemos reunido 4 de nuestros consejos favoritos para ayudarte a crear el estudio de danza de tus sueños. 

4 consejos para dirigir con éxito una academia de danza 

¿Alguna vez te has parado a pensar en que el esfuerzo que supone gestionar tu academia de baile te quita tanto tiempo que dar clases y conocer a las familias de tus alumnos te parece imposible? Cuando tu academia era nueva, estabas al tanto de todo. Ahora, sientes que has ido perdiendo el control y las tareas del día a día te absorben. 

  Ahora pregúntate: "¿Qué cosas básicas puedo hacer para volver a tener todo bajo mi control?". 

  Probablemente pensarás que hay muchas más de cuatro. Pero creemos que se pueden englobar en estas cuatro categorías principales: 

Haz un seguimiento de tu éxito analizando tus métricas o KPIs

¡Números, números, números! Los números son lo que importa cuando quieres saber exactamente la salud de tu academia de danza.    

Los números pueden decirte muchas cosas, sobre todo si tienes la posibilidad de elaborar informes que comparen o combinen datos. O informes que te permiten determinar tendencias, picos, valles y lagunas. Estos números no sólo crean una imagen clara del estado de tu negocio, sino que te dan una visión de los esfuerzos que los están impulsando. Puedes convertir los números en gráficos de barras y de quesito, por ejemplo, para un solo año o año tras año, y entender exactamente lo que se necesita para dirigir con éxito un estudio de danza.  

Las métricas son totalmente necesarias para hacer un seguimiento preciso del rendimiento de tu negocio. 

Las métricas pueden utilizarse en todas las áreas de la empresa en las que se recopilan datos, desde las inscripciones hasta los beneficios. Es muy útil para los propietarios y gerentes disponer de herramientas como los paneles de control del software de gestión de estudios de danza en la nube, que muestran lo que consideras que son tus indicadores clave de rendimiento (KPI) de forma visual y rápidamente comprensible para todo el mundo, ¡incluso para aquellos que no son contables!     

Por ejemplo, con Trainingym puedes llevar un registro en tiempo real de cuántos clientes se han dado de alta, cuántos de baja, quién no te ha pagado este mes o cómo iba tu negocio el mismo mes del año anterior. Si haces una promoción especial para el inicio de curso, puedes ver cuántas personas se han unido a ella y si realmente ha merecido la pena el gasto en marketing.  

Haz que las operaciones de tu academia de baile sean más eficientes 

¿Cómo se consumen las horas de tu día? ¿Lo haces todo manualmente? ¿O has aprendido a aprovechar la tecnología para agilizar y automatizar las tareas que suponen una verdadera pérdida de tiempo en tu día a día?   

Lo mejor de contar con un software de gestión de academias de danza es que permite automatizar tareas como el cobro de la matrícula y la aplicación de los pagos de las cuentas, la asistencia a clase y la inscripción. Una aplicación de gestión de estudios de danza basada  hace muchas cosas por ti, pero estas son las principales ventajas que debes recordar: 

•  Te ahorra tiempo al eliminar de tu lista de tareas pendientes tareas que te consumen mucho tiempo.   
• Hace que las tareas que antes no podías delegar sean más fáciles de hacer y las puedas asignar a otros miembros del equipo. 
• Aumenta el nivel de precisión de sus datos, porque el software no comete errores humanos ni traspapela una inscripción. 
• Proporciona a los padres la tecnología para estar siempre al día del progreso de sus hijos, con los pagos y con las comunicaciones. 
• Elimina la mayor parte del papel de tu oficina. 

En general, tu negocio se vuelve más profesional y moderno, alineado con las necesidades de los tiempos que corren.  

Utiliza el tiempo ahorrado para hacer crecer tu negocio

Ahora que tu estudio de danza ha crecido lo suficiente como para que la cantidad de trabajo te desborde, ¿en qué parte de tu horario puedes hacer hueco para dar clases? Lo que te apasiona, la razón por la que creaste tu academia, ha sido sustituido por trabajo de oficina, hojas de cálculo de Excel, procesamiento de tarjetas de crédito y persecución de clientes morosos.  

Cuando hace años te ataste las cintas de las zapatillas de punta a los tobillos, nunca habrías imaginado que llegarías a esto.

Soportar tareas operativas y ser el profesor ausente simplemente no tiene por qué ocurrir. La tecnología puede devolverte el tiempo que antes disfrutabas con la música. 

No sólo está el salto a la eficiencia que todo tu equipo agradecerá, sino la flexibilidad de trabajar en la oficina o desde casa o desde cualquier lugar. Así, no importa si vas a una convención de baile o a un torneo, siempre podrás tener tu negocio contigo. 

• Tu tiempo extra te brinda la oportunidad perfecta para: 
• Desempolvar ese plan de marketing y ponerlo en práctica.  
• Relacionarte con la comunidad y conocer a posibles colaboradores. 
• Asistir a conferencias que te ayuden a entender los qués, los cómos y los cómos de las estrategias de crecimiento.  
• Ser el empresario que quieres ser. 

Puedes hacer mucho con el tiempo que te ahorra el software de gestión de tu academia de danza. Al no tener que concentrarte en sacar treinta minutos aquí y una hora allá, puedes planificar tus tareas y prioridades con tiempo. 

  Observa cómo evoluciona tu academia de baile

Es importante ver los cambios en su estudio de danza y entender dónde están los éxitos. Cuando entiendes los números puedes entrar en tu estudio de danza y ver dónde encajan esas métricas. Tú tienes una visión mucho más amplia de cómo las mejoras afectan a sus operaciones, su personal, sus estudiantes y sus familias.  

 Prosperar te permite añadir "extras" o incluso abrir una segunda academia de baile. Si nunca reconoces que estás prosperando, es posible que nunca te lances a realizar mejoras en tu negocio o a ofrecer una clase nueva y diferente a tus clientes.  

Prosperar también deja al descubierto las lagunas.  Cuando las cosas buenas que haces son evidentes, las que no lo son también se vuelven visibles. Y una vez identificadas, pueden abordarse con una planificación específica en lugar de recurrir a conjeturas para solucionar problemas.   

También es algo emocional. Ver prosperar su empresa te da motivación y te ayudará a liderar mejor a tu equipo. Además, si cuentas con profesionales de calidad, ellos también querrán formar parte de ese éxito y evolucionar contigo.  

Aprovecha tu tiempo 

Tu tiempo es increíblemente valioso para ti y para tu estudio de danza. Hacer lo que puedas para aprovechar al máximo cada momento marca una gran diferencia en tu día a día y en el éxito de tu academia de baile.  

 Busca ayuda en la tecnología, aunque no seas un experto. Un buen software de gestión de academias de baile como Trainingym te puede ayudar a mejorar tu negocio, ahorrar tiempo, ganar más dinero y mejorar tu marca personal.